اموال مصرفی اموالی هستند که بر اثر استفاده به صورت جزئی یا کلی از بین می روند و اموال در حکم مصرفی اموالی هستند که در ظاهر با اموال غیر مصرفی مشابهت دارند،اما به لحاظ طبیعت و ماهیت یا ارزش کم آنها،تنظیم حساب برای آنها به صورت حساب اموال غیر مصرفی ضرورت ندارد. این هزینه ها جزء اموال آموزشگاه محسوب وبا استعلام از مدیریت آموزش و پرورش و درخواست شماره برچسب و در دفتر اموال ثبت میگردد مبلغ این نوع اقلام تهیه شده باید بیش از 500.000 ریال باشد.

2- خرید اشیای لوکس و تجملی و غیر ضروری اکیدا ممنوع است.

3-شورای مالی مدرسه بایستی ترتیبی اتخاذ نماید تا حتی الامکان کلیه اعتبارات و کمکهای مالی (منابع مالی مدرسه)با رعایت کامل صرفه و صلاح دولت در همان سال تحصیلی به مصرف برسد.

کارپرداز:

به موجب ماده 35 قانون محاسبات عمومي كشور كارپرداز ماموري است كه از بين مستخدمين رسمي واجد صلاحيت دستگاه ذيربط به اين سمت منصوب ميشود و نسبت به خريد و تدارك كالاها و خدمات مورد نياز طبق دستورمقامات مجاز با رعايت مقررات اقدام مي نمايد .

معمولا مدارس شبانه روزي و هنرستانها و و نظاير آنها ميبايست در تنظيم اسناد هزينه كارپردازي توسط كارپرداز(مامور خرید) يا ناظر خريد خود، كليه مراحلي كه جهت خريد كالا و يا ارائه خدمات در قوانين و مقررات مطرح ميشود رعايت نمايندو در مدارسی که کارپرداز یا مامور خرید وجود ندارد مسئولیت این امور به عهده رئیس آموزشگاه میباشد.

نحوه تنظيم اسناد هزينه كارپردازي:

1-تنظيم برگ درخواست خريد يا انجام هزينه:

برگه اي است با شماره و تاريخ دفتر كارپردازي كه نوع انجام هزينه در آن مشخص و مبلغ هزينه برآورد مي گردد و به وسيله درخواست كننده امضا ميشود . 

2-موافقت مدیر مدرسه (رئيس شوراي مالي ):

مدیر مدرسه با انجام هزينه موافقت و برگ درخواست را تاييد و امضاء مينمايد.

3-انجام هزينه:

پس از موافقت و تامين اعتبار ، هزينه توسط كارپرداز یا مقام مجاز انجام ميشود.

4-ارائه مدارك مثبته:

پس از انجام هزینه مدارك مثبته درخواست ، فاكتور خريد کالا، فیشهای بانکی پرداختی، قرارداد و گواهی انجام کار و نظاير آنها طبق مقررات توسط كارپردازیا فرد مسئول تحويل مي گردد.

صورتحساب(فاكتور)يا برگ خريد:

صورتحساب يا برگ خريد ورقه اي است قابل قبول ، مشروط بر اينكه داراي ويژگيهاي زير باشد:

1- دارای سربرگ بوده وتاريخ خريد بدون خدشه و قلم خوردگي در آن نوشته شده باشد.

2-نام واحد آموزشي (عنوان خريدار)در سربرگ فاكتور یا برگ خرید ذكر شده باشد.

3-مشخصات كامل كالا يا خدمت مورد معامله و مقدار و بهاي آن در متن فاكتوریا برگ خرید بطور خوانا نوشته شده باشد.

4-مبلغ معامله با عدد و حروف بدون قلم خوردگي و خدشه در انتهاي فاكتور یا برگ خرید قيد شده باشد.

5-نام و نام خانوادگي فروشنده همراه با مهر و امضاء و آدرس فروشنده در فاكتور درج شده باشد.

6-تاييد فروشنده مبني بر اينكه مبلغ مورد معامله  نقدا یا طی چک با ذکر مشخصات دريافت شده است .

7-تاييد كارپردازیا مدیر آموزشگاه یارئيس اداره یارئيس دستگاه حسب مورد(معاملات دولتي)و ممهور به مهر نازلترين بهاي ممكن.

8- ارائه اصل فاكتور يا برگ فروش و نظاير آن ( فتوکپی قابل قبول نیست ).

5-قبض انبار:

كارپرداز پس از تحويل اجناس خريداري شده به انباردار، رسيد ورودي جنس به انبار را كه توسط انباردار تنظيم و امضاء گرديده است دريافت مي داردو آن را ضميمه اسناد هزينه مي نمايد.